GTD:GTD Book Summary
จาก Wiki2
หนังสือ GTD แบบย่อฉบับภาษาอังกฤษ
เนื้อหา |
Getting Things Done
วิธีทำงานให้ได้มากโดยไม่มีความเครียด
โดย David Allen; Piatkus Books Ltd., 2001
นับตั้งแ่ต่นาที่ที่เราตื่นขึ้นจนถึงเวลาเข้านอน เราส่วนมากมีกิจกรรมที่ต้องทำล้นมือในทุกๆวัน ทั้งที่บ้าน ที่โรงเรียน ที่ทำงานน เราต้องเร่งฝีเท้าเพื่อให้ทำงานทุกอย่างให้ทัน และบางครั้งเรารู้สึกว่าเรามีงานมากเกินไป จนล้นมือ เรากลับบ้านด้วยความเหนื่ยอ่อน เครียด และวิตกกังวล แต่ยังมีงานคั่งค้างที่ต้องทำอีก บางอย่างก็ผิดพลาด
GTD โดย David Allen เป็นขบวนการที่ทำให้คนที่มีงานยุ่งสามารถจัดการงานได้อย่างผ่อนคลาย ขณะที่งานต่างๆสำเร็จด้วยดี โดยเขาได้ให้ ระบบ, เครื่องมือ, ความเข้าใจ และเทคนิค ในการทำงานให้ได้มาก โดยใช้แรงน้อย มีความสุขมากขึ้นและประสบความสำเร็จ
GTD ไม่ใช่หลักการ หรือทฤษฏี แต่มันคือวิธีการ ที่ทำตามได้ และได้ผลจึงทำให้ได้รับความนิยม
Too Many Things On Your Mind
หากคุณเป็นคนธรรมดาคนหนึ่ง เป็นไปได้มากว่าคุณจะสิ่งที่คุณต้องทำในใจมากกว่าที่จะทำได้ นี่เป็นผลเนื่องมาจากปกติคนมักจะต้องการมากว่าเวลาและความสามารถจะทำให้ได้
ในโลกยุคโลกาภิวัตน์นี้ ลักษณะงานเปลี่ยนไปขอบเขตุของงานและความรับผิดชอบมักจะไม่ชัดเจน การไต่เต้าจากพนักงานในสายการประกอบ ไปเป็นพนักงานที่ใช้ความรู้ พนักงานจะต้องขยายความรับผิดชอบ งานเดียวกันนี้สมัยพ่อคุณทำมีความรับผิดชอบน้อยกว่าสมัยนี้มาก เพื่อให้ก้าวหน้าในหน้าที่การงานคุณต้องเปลี่ยนงานและขยายความรับผิดชอบไปเรื่อยๆ
นอกจากงานในอาชีพแล้ว คุณยังทำโครงการส่วนตัวจำนวนมาก ซึ่งต้องการทำให้สำเร็จ เราต้องการเป็นพ่อแม่ที่ดี เป็นลูกที่ดี เป็นพี่น้องที่ดี เป็นเพื่อนที่ดี เป็นเพื่อนบ้านที่ดี และเราต้องทำงานหนักเพื่อให้บทบาทต่างๆของเราประสพความสำเร็จ
คำมั่นที่คุณให้ตัวเอง หรือให้กับผู้อื่น ทำให้เกิดงานและกิจกรรมต่างๆ ที่รบกวนจิตใจ และหากเกิดความผิดพลาดก็จะทำให้รู้สึกเครียด
และคุณเองก็มีคำมั่นภายในมากกว่าที่คุณจะรู้ตัว ตั้งแต่การตอบ email การไปเยี่ยมพ่อแม่หรือญาติ สิ่งต่างๆเหล่านี้รบกวนจิตใจคุณ
ทุกครั้งที่คุณไม่ได้ทำ หรือทำไม่เสร็จ มันจะฝังอยู่ในใจ และเพิ่มระดับความเครียด เนื่องจาก
- คุณไม่รู้ว่าทำแค่ไหนพอ หรือแค่ไหนดีแล้ว หรือระดับความสำเร็จ
- คุณยังไม่ได้ตัดสินใจว่าจะทำอะไรต่อ
- คุณยังไม่มีระบบที่คุณไว้ใจได้ที่จะบริหารกิจกรรมที่ต้องทำและระดับความสำเร็จ
คำมั่นที่ยังไม่สำเร็จ หรือยังไม่ดีพอ ทำืให้เกิดความเครียดที่คุณรู้สึกในทุกๆวัน
Clear Your Mind
มันเป็นไปไม่ได้ที่จะควบคุมทุกอย่างได้อย่างสบายใจหากทุกอย่างยังอยู่ในหัวของคุณ สิ่งแรกที่ต้องทำคือรู้ให้ชัดว่ามีอะไรบ้างที่ต้องทำ ตัดสินใจว่าจะทำอันไหนบ้าง และอันไหนก่อนหลัง และทำมันซะ ซึ่งเรียกว่า Managing your action
Manage Actions คือการตัดสินใจอย่างเหมาะสมว่างานอะไรต้องทำตอนไหน ฟังดูก็ง่ายๆแต่หลยคนก็ไม่รู้ว่า Project นี้ จะต้องทำอะไรต่อ เพื่อทำให้ Project สำเร็จ
บางคนก็มองโครงการทั้งโครงการ ทำให้คิดว่าไม่มีเวลาพอทำ แต่ไม่มองงานที่ต้องทำในโครงการที่ละงาน เราทำ Project ทั้ง Project ไม่ได้แต่เราทำงานเล็กใน Project ได้ ซึ่งอาจเสร็จภายใน 2-3 นาที ทำให้ Project ก้าวหน้าขึ้นเรื่อยๆ
ปัญหามักไม่ใช่ไม่มีเวลา เพราะมันใช้เวลาไม่มากในการทำกิจกรรม แต่ปัญหาคือไม่รู้ว่ามีกิจกรรมอะไรบ้างที่ต้องทำบ้าง
Horizontal and Vertical action Management
คุณควบคุม คำมั่น โครงการ และกิจกรรมต่างทั้งทางแนวตั้งและแนวนอน ในทางแนวนอนนั้นคุณต้องรู้ว่ากิจกรรมที่ต้องทำทั้งหมดมีอะไรบ้าง เช่น ไปร้านขายยา เยี่ยมน้า กินข้าวเที่ยงกับเพื่อน รดน้ำต้นไม้ ทำรายงาน ขัดรองเท้า ซื้อของ ฯลฯ หากคุณรายการทั้งหมดคุณอาจจะแปลกใจก็ได้ว่าวันๆหนึ่งคุณต้องทำอะไรบ้าง
คุณต้องการระบบที่จะทำให้คุณสามารถติดตามงานเหล่านี้ ให้ข้อมูลที่จำเป็น เตือนให้คุณทำโนนทำนี่ได้อย่างรวดเร็ว และไม่เป็นภาระมากเกินไป
ในทางแนวตั้ง หรือการควบคุมแนวตั้งคือคือการคิดขึ้นลงตามโครงการและคำมั่น โดยจัดลำดับความสำคัญของกิจกรรม และลำดับของกิจกรรม
Gain Contro of Your Live: Five Stages of Managing Workflow
สิ่งแรกคือต้องทำ Horizontal Management เพื่อควบคุมโครงการ,คำมั่น หรือสิ่งที่สำคัญต่อชีวิตคุณ มีขั้นตอน 5 ขั้นตอนคือ
1. Collect คือรวบรวมทุกสิ่งที่คุณต้องสนใจ 2. Process คือการคิดว่าเราต้องทำอะไรกับโครงการ,คำมั่น หรือสิ่งที่สำคัญต่อชีวิตคุณ 3. Organizeคือจัดระเบียบผลลัพธ์ที่ได้จากข้อ 2 4. Review คือการทบทวนว่ามันขัดแย้งหรือถูกต้องหรือเปล่า อาจข้ามได้หากคุณทำมาดีแล้ว 5. Do คือ ลงมือทำ
วิธีการดูไม่ยากตรงไปตรงมา และก็ดูเหมือนกับคนส่วนใหญ่ก็ทำอยู่แล้ว แต่คุณต้องทำได้ดีกว่าที่เขาทำกัน คนโดยมากไม่สามารถรวบรวมรายการได้ทั้งหมด หรือไม่ก็ไม่รู้ว่าจะทำอะไรบ้างกับเป้าหมายแต่ละอัน บางคนไม่ชำนาญในการจัดระเบียบ หากขั้นตอนทั้ง 5 ไม่ได้รับการทำอย่างถูกต้อง สิ่งที่คุณตัดสินจะทำอาจไม่ใช่สิ่งที่ควรทำก็ได้
Collect
เพื่อที่จะให้จิตรใจคุณเป็นอิสระจากสิ่งที่ต้องกังวล คุณจะต้องรู้สึกมั่นใจว่าคุณได้รวบรวมทุกสิ่งทุกอย่างที่คุณต้องทำไว้ได้อย่างครบถ้วน
ดังนั้นสิ่งแรกคุณจะต้องเติมตะกร้า (bucket)ด้วยสิ่งต่างๆในชีวิตที่คุณคิดว่ามันยังไม่สมบูรณ์ในชีวติส่วนตัวและชีวิตการทำงาน ไม่ว่าจะใหญ่หรือเล็ก ด่วนหรือไม่สำคัญก็ตาม ดังนั้นสิ่งที่คุณคิดไว้จะต้องต่างจากสิ่งที่เป็นอยู่ในปัจจุบัน รวมถึงสิ่งต่างๆที่คุณคิดว่าจะต้องเปลี่ยนแปลง
ใช้เครื่องมือต่างในการรวบรวมเช่น
- ตะกร้าจริงๆ
- กระดาษจด
- อุปกรณ์อีเลคโทรนิค
- เครื่องบันทึกเสียง
- email
ถึงแม้จะมีเครื่องมือต่างๆเหล่านั้นแล้วก็ไม่ได้ประกันว่าการรวบรวมจะทำได้ดี หลายๆคนยังรู้สึกไม่สบายใจ เพื่อให้มั่นใจได้คุณต้องทำดังต่อไปนี้
- Loop หรือวงจรต่างๆที่ยังไม่ปิดต้องเก็บไว้ในตะกร้าซะ
- ใช้ตะกร้าหรือเครื่องมือเท่าที่จำเป็น
- ต้องเทตะกร้าเป็นระยะ คุณอาจจะไม่ได้ทำทุกอย่างในตะกร้าหมด แต่เพียงคุณต้องทบทวนบ้างว่าอะไรต้องทำบ้าง หรืออะไรควรเอาออกบ้าง การไม่เทตะกร้าบ้างขยะจะเต็มตะกร้านะครับ
Process
หลังจากที่คุณได้รวบรวมทุกอย่างใส่ตะกร้าแล้วคุณต้องพิจารณาแต่ละอันโดยถามตัวเองว่า
- มันคืออะไร หลายคนเก็บของไว้ในตะกร้าเป็นวัน เป็นเดือน เป็นปี เช่น email งาน ที่เก็บไว้เราไม่รู้ว่ามันคืออะไร หรือเราต้องทำอะไรกับมัน
- เราทำอะไรกับมันได้หรือเปล่า หากตอบว่าใช่ ก็คิดต่อไปว่าจะทำอะไรกับมัน หากไม่รู้ก็อาจจะเอาทิ้งหรือเก็บไว้เผื่อว่าจะรู้ว่าอนาคตจะรู้ว่าจะทำอะไรได้ หรือเป็นข้อมูลที่ต้องอ้างอิงในอนาคต
ตัดสินใจว่าจะทำอะไรได้ อาจเป็นเรื่องง่ายๆ เล็กๆก็ได้ เช่น คุยกับใครบางคน คิดหาแนวทางปรับปรุง โทรถึงลูก ฯลฯ เมื่อคิดได้แล้วคุณต้องตัดสนใจเลือกในสามอย่างคือ
- ทำมันทันที
- มอบหมายให้ใครทำแทน
- กำหนดวันที่จะทำ
รายการต่างต้องจดหรือเก็บไว้ในระบบที่คุณเข้าถึงได้สะดวก
รายการที่ไม่่รู้จะทำอะไรกับมัน ก็็ต้องจัดการแยกไว้ดังนี้
- ลบทิ้ง
- เก็บไว้คิดอีกที
- เก็บไว้ในเอกสารอ้างอิง
สำหรับรายการโครงการต่างๆ อาจจดไว้เป็น List มีการจัดลำดับตามสะดวก เพื่อทบทวนบ่อยๆ เป็น List ง่ายๆ เช่น
- Get new staff on board
- August vacation
- Publish book
- Finalize Computer upgrades
- Update will
- Finalize Budgets
- Finalize new product line
แผนงาน เอกสารหรือข้อมูลประกอบ สามารถเข้าถึงได้สะดวก
ต่อไปก็เป็นการจัดหมวดหมู่ หรือ Categories ของกิจกรรม/งานที่ต้องทำต้องอาศัย ปฏิทิน และ List ของกิจกรรม ในปฏิทิน คุณจะจด 3 สิ่งต่อไปนี้
- สิ่งที่ต้องทำในกำหนดเวลา เช่นการประชุม
- สิ่งที่ต้องทำไม่กำหนดเวลา แต่กำหนดวัน
- ข้อมูลที่คุณต้องการ ณ วันใดวันหนึ่งในอนาคต เช่น กำหนดการบิน, วิธีการทำ Counter ฯลฯ
