Getting Things Done

จาก Wiki2

From Wikipedia

GTD หรือ Getting Things Done เป็นวิธีการในการบริหารจัดการงานที่ต้องทำ หรือกิจกรรมที่คิดและเผยแพร่โดย David Allen ทั้งทางหนังสือชื่อ Getting Thing Done กับเว็บไซร์ หนังสือได้ถูกแปลกว่า 30 ภาษา มีคนสร้างเครื่องมือและเว็บไซร์เกี่ยวกับ GTD เต็มไปหมด

จึงทำให้ผมสนใจ ว่า GTD จะช่วยอะไรผมได้ ทีแรกว่าจะแปลแต่พบว่าอ่านให้เข้าใจ แล้วเขียนจากความเข้าใจ และใช้คำพูดของเราจะดีกว่า จึงได้หาบทความในเว็บมาอ่าน ได้อ่านเรื่องย่อ ได้ฟังบรรยายาก David Allen ตัวจริงใน Youtube และทดลองติดตั้งโปรแกรมที่ใช้ช่วยการจัดการแบบ GTD และทดลองใช้ดู หนังสือตัวจริงก็ได้มาแล้วแต่ตัวอักษรเล็กมาก คนแก่อ่านไม่ไหว

GTD ได้รับความนิยมมากจนบางคนเรียกว่าเป็นลัทธิ มีหลายต่อหลายคนมีความสุข และความสำเร็จในการประยุกต์ใช้วิธีการของ GTD แต่สิ่งหนึ่งที่ต้องเตือนไว้ก็คือ GTD เป็นการเปลี่ยนพฤติกรรม และนิสัย ซึ่งเป็นเรื่องที่ยากที่สุด การทำความเข้าใจ GTD ไม่ใช่เรื่องยาก แต่การเปลี่ยนนิสัยเป็นเรื่องยากกว่า จะต้องอาศัยวินัยและความมุ่งมั่นที่มั่นคง

หลักการของ GTD คือการเอาสิ่งที่เคยอยู่ในสมอง ออกมาไว้ในระบบภายนอก คนเรามักจะคิดถึงงาน โครงการ คำมั่นสัญญา และสิ่งที่ต้องทำไว้ในสมอง ไม่ค่อยจดหรือนำออกมาวางแผนอย่างเป็นระบบภายนอกสมอง ซึ่งทำให้เป็นกังวลถึงเรื่องโน้นเรื่องนี้ตลอดเวลา สมองคนเราดีสำหรับคิด แต่ไม่ใช่จำหรือค้นหาสิ่งๆต่างที่เคยรู้ การพยายามวางแผนงานที่ซับซ้อนในสมองจึงเป็นเรื่องที่ไม่มีประสิทธิภาพ การใช้เครื่องมือมาเสริ่มสมอง ทำให้คุณไร้กังวลและมีสมาธิกับงานที่อยู่ตรงหน้าได้ดีกว่า มีประสิทธิภาพดีกว่า

คนเราเครียดเพราะไม่รู้ว่าได้ทำทุกอย่างที่ต้องทำแล้วหรือยัง และเรายังเครียดจากการที่ทำงานไม่เสร็จ งานคั่งค้างหรือไม่สามารถรักษาคำพูดที่ได้ให้ไว้ โดยมากเราจะคิดว่าเพราะเราไม่มีเวลา แต่จริงๆแล้วเกิดจากความไม่มีประสิทธิภาพมากกว่า

GTD ทำให้คุณมีความสามารถสองอย่างคือ
• Control
• Perspective

'Control' คือการจัดการกับงานทุกอย่างให้อยู่มือ หมายถึงเรารู้ว่าทั้งหมดมีอะไรบ้าง อะไรที่ต้องทำบ้าง และต่อไปต้องทำอะไร

'Perspective' คือการเห็นภาพรวมของตัวเอง หรือเข้าใจตัวเองว่าเรามีค่านิยมอะไร มีบทบาทอะไร มีเป้าหมายอะไร จึงสามารถเลือกตัดสินใจได้อย่างถูกต้องว่าจะทำอะไร หรือไม่ทำอะไร เรียกว่ารู้จัก Priority

เราจะสามารถทำงานหลายๆอย่าง ได้อย่างมีประสิทธิภาพ ด้วยสมองที่ปลอดโปร่ง และความรู้สึกผ่อนคลาย

แนวคิดนี้เกิดจากการที่ David Allen (DA) ได้เห็นการทำงานของคนส่วนใหญ่ ที่มักผูกติดการทำงาน กับช่วงเวลางาน 9 โมงถึง 4 โมงเย็น วันจันทร์ - ศุกร์ พอนอกเวลางาน ก็พยายามจะไม่ทำงาน ทำให้ตลอดช่วงเวลางาน ความเครียดของเราสะสม เพิ่มมากขึ้นเรื่อยๆ จึงได้มีระบบที่ดี หลายๆระบบ ออกมาช่วยจัดการเวลาให้กับเรา แต่ระบบพวกนี้มักจะยึดติดกับ ปฏิทิน และ to-do lists มากเกินไป ทำให้เรามัวแต่สนใจเครื่องมือ โดยงานที่ทำสำเร็จจริง กลับมีไม่มาก

GTD เป็นการจัดการกับงานโดยมีหลักการ ระบบ และเครื่องมือที่จะนำเรื่องเกี่ยวกับงาน เช่น ข้อมูล กำหนดการ ฯลฯ ออกจากสมอง ไปบันทึกอย่างมีระบบ และด้วยสมองที่ไม่วิตกกังวล ทำให้ทำงานที่อยู่ตรงหน้าอย่างมีสมาธิ เมื่อว่างก็กลับมาดูใน GTD ว่ามีอะไรต้องทำต่อไป

GTD ได้รับการพิศูจน์จากกลุ่มคนจำนวนมาก ยิ่งนานวันยิ่งมากขึ้นทุกวัน มีเว็บไซร์ และเครื่องมือ หรือโปรแกรมคอมพิวเตอร์เขียนขึ้นมาเพื่อสนับสนุนหลักการของ GTD จนมีหลายคนกล่าวว่า GTD เป็นลัทธิที่มีสาวกเป็นจำนวนมาก

เนื้อหา 1 GTD Methodology 1.1 Work Flow Process 1.1.1 Collect 1.1.2 Process 1.1.3 Organize 1.1.3.1 Next Actions 1.1.3.2 Projects 1.1.3.3 Waiting for 1.1.3.4 Some day/May be 1.1.4 Review 1.1.5 Do 1.2 A framework with 6 levels of focus 1.3 A natural planning method 1.4 Other Related

GTD Methodology

GTD เน้นการจัดลำดับความสำคัญของงาน
มีเครื่องมือหลัก 3 ตัวคือ

1. A Work Flow Process
2. A framework with 6 levels of focus
3. A natural planning method

Work Flow Process

ใน Work Flow Process ประกอบด้วยกิจกรรม 5 อย่างคือ

1. Collect
2. Process
3. Organize
4. Review
5. Do

Collect

การ Collect คือการรวบรวมทุกอย่างที่เข้ามามาไว้ใน inbox เช่น งาน หรือโครงการ หรือเรื่องที่เรารับรู้แต่ละวัน มากมายหลายช่องทางเช่น Email หนังสือพิพม์ โทรศัพท์ ฯลฯ เราต้องรวบรวมไว้ที่เดียวเพื่อจัดการต่อไป เมื่อเราได้รวบรวมเรื่องต่างๆที่เกี่ยวข้องทั้งหมดไว้แล้ว ก็ทำให้เราสามารถปลดปล่อยมันออกจากสมองเรา และหากว่าเรามั่นใจว่าระบบจัดการมีประสิทธิภาพ เราก็สามารถนอนใจและไม่กังวล แต่หากเรารวบรวมไม่ครบ จะทำให้เราไม่ไว้ใจระบบ

Process

การ Process คือขบวนการพิจารณาสิ่งต่างๆใน inbox ของเราว่ามีอะไรที่เราต้องทำกับมันหรือไม่ สำหรับงานที่ต้องทำก็จำแนกออกเป็น 3 อย่างคือ

1. งานง่ายๆไม่กินเวลาสามารถทำได้ทันทีหรือไม่ หากทำได้ทันที่ก็ทำซะ
2. หากเป็นงานที่คนอื่นควรทำมากกว่าเรา ก็มอบหมายให้คนอื่นทำ
3. หากเป็นงานใหญ่ เป็นโครงการ ที่ต้องใช้เวลาเราจะจัดการต่อไป เช่นวางแผนหรือหาหมายกำหนดการที่เหมาะสม ก็เก็บไว้ทำในขั้น Organize

หากไม่มีอะไรที่เราต้องทำกับมัน เพราะเรื่องที่เข้ามาทุกเรื่องก็ไม่ใช่เรื่องที่เราต้องทำอะไรกันมันไปทุกอย่าง หรือบางเรื่องก็ไม่เกี่ยวข้องกับเรา เลยก็มี เราก็ลบมันทิ้ง หรือหากคิดว่าอาจต้องทำอะไรกันมันในอนาคต หรือสามารถเป็นประโยชน์ด้านข้อมูลหรือเอกสารอ้างอิง ก็เก็บไว้ได้ ซึ่งการเก็บจะเป็นแฟ้ม หรือเป็น Electronic เป็นแฟ้มคอมพิวเตอร์ หรือเป็นโปรแกรมคอมพิวเตอร์ เป็น PDA หรือเป็นเว็บก็ได้

ซึ่งการตัดสินใจนี้เราต้องมี Perspective คือรู้ว่าเราเป็นใคร มีความต้องการ มีเป้าหมายอะไร มีบทบาทอะไร ซึ่งมันก็ขึ้นกับค่านิยมของเรานั่นเอง

Organize

การ Organize เริ่มจากการจำแนกแจกแจงออกเป็นหมวดหมู่

Next Actions

Projects

Waiting for

Some day/May be

Review

ทำการทบทวนทุกอาทิตย์

Do

A framework with 6 levels of focus

1. Current actions
2. Current projects
3. Areas of responsibility
4. Yearly goals
5. 5 year vision
6. Life goals

A natural planning method

1. Defining the purpose and principles
2. Envisioning the outcome
3. Brainstorming
4. Organizing
5. Identifying next actions

Other Related

• เรื่องย่อของหนังสือ GTD
• GTD ภาษาไทย
• GTD แบบสั้นๆ
• เครื่องมือสำหรับ GTD
• GTD at lifehacker